英語でプレゼンテーションを行う場合、ツールとしてよく使用されるのが、パワーポイントというソフトです。スライドを表示して、自分の主張をビジュアル化し、聴衆者により内容を理解してもらうために使います。今回はパワーポイントを使用してプレゼンテーションを行う場合に心がけるべきことをご紹介します。
プレゼンテーションの構成
パワーポイントを使用するしないに関わらず、最初にするべきことは、プレゼンテーションのアウトラインを考えることです。英語のプレゼンテーションは、まず結論を先に述べます。結論を先に提示して、聴衆にプレゼンの主旨を把握してもらった上で、その根拠を示すのが英語プレゼンのやり方です。練習用に原稿を作成しても良いですが、あくまで練習のためのものですので、本番に持ち込まないようにしましょう。本番で原稿を丸読みしてしまうと、それはプレゼンではなく報告書を読むのと同じになってしまいます。内容は頭に入れ、持ち込むのなら要点をまとめたメモを作成しましょう。
パワーポイント作成の留意点①：情報は厳選する
パワーポイントを作成する場合、最も大事なことは、いかにわかりやすく聴いている人に伝えるかです。スライドは大変便利なもので、いくらでも情報を入れることができ、コピー＆ペーストも容易です。しかしながら、情報を入れすぎると何が言いたいのかが不明瞭になり、スライドの意味がなくなってしまいます。１つのスライドに１つの主張を入れて作成するのが最も効果的で、その主張も複雑なものではなく、簡潔な文章で、文字を大きめにして、一目瞭然のものにしてください。発表者の思った以上に聴き手はスライドの情報を記憶することができません。見にくい文字でたくさんの情報を入れるよりも、見やすい大きな文字で一つのメッセージを伝える方が、わかりやすいのです。
パワーポイント作成の留意点②：重要な情報を目立たせる
パワーポイントの利点は、レイアウトが自由で、重要な情報を目立たせることが容易なことです。英文で表現する場合、重要な情報は文章のなるべく前に持ってくるというルールが存在します。場所や日付や金額などのプレゼン内で重要となる情報は、文法的に目的語であったとしても、前に持ってきて目立たせましょう。色をつけるというのも手ですが、やはり文章の後ろにあるよりも、冒頭にある方が聴き手の印象に残ります。スライドを見て一目で何を伝えたいのかがわかるというのが、良いスライドです。自分ではわかりにくいので、余裕があれば、他人に見てもらい、本当にメッセージが一目瞭然かをチェックしてもらうといいかもしれません。
パワーポイント作成の留意点③：省略できるところは省略する
パワーポイントのスライドには、重要でない情報は省く場合があります。文字数が増えれば増えるほど、伝えたいメッセージの妨げになるのです。簡単にできる省略としては、冠詞や一人称の省略があります。aやtheなどといった冠詞及びIやWeなどの一人称は、特に重要な情報ではないので、メッセージを目立たせたい時には省略して構いません。
例えば、We will publish a new title on July 3rd. という文章があった場合、冠詞及び一人称を省略して、Will publish new tite on July 3rd.とする方が効果的です。加えて日付を目立たせるために、July 3rd: Will publish new title としてしまえば、非常に簡潔かつ、一目で日付が頭に残る文章に変わります。日付を前に出す際に前置詞も省略してしまって問題ありません。日付の前に前置詞onが入ることは誰でもわかることなので、必要ないのです。
パワーポイント作成の留意点④：グラフのメッセージを明確に
パワーポイントを使用する時に情報として入れることが多いのが、折れ線グラフや円グラフなど、データを示すグラフです。折れ線グラフでは売上などの数値の推移などを表すことが多く、円グラフでは市場のシェアやアンケートの割合などを表すことが多いと考えられます。グラフを挿入する際に大事なことは、そのデータによってどんなメッセージを伝えたいかということ。不必要なデータは聴き手の注意を逸らすだけです。
例えば、折れ線グラフならば、数値の推移によって「傾向」を表すことができます。4月の売上は低いが、7月の売上は上がり、12月までは横ばい傾向にある、といったように数値の上下をビジュアルで表すことができるのが、グラフの利点です。
プレゼンテーションでは、折れ線グラフの点と線を意識して、重要な点と点同士の関係性を明確に伝えられるように工夫しましょう。
聴き手に折れ線のどの点が重要かわかるレイアウトと発表を心がけることが必要です。
まとめ
以上がパワーポイントを使用して英語プレゼンテーションを行う際に心がけるべきことです。パワーポイントは非常に便利なので、ついつい様々な情報をいれたくなりますが、スライドは思った以上に聴き手には読みづらいものです。細かな説明は、口頭で伝えれば良いので、スライドは思い切って情報を省き、何を伝えたいのかが、一目瞭然のものを作らなければなりません。スライドはあくまで発表の補完的役割として使うのが正解でしょう。聴き手にわかりやすいスライドを一番の目標として作成してください。
